Information om behandling av personuppgifter

1. Inledning

När du besöker Firmify AB:s (”Firmify”, ”vi”, ”vår” eller ”oss”) webbplats och när du registrerar ett konto hos oss för att använda våra tjänster tillhandahåller du vissa personuppgifter till oss. Denna informationstext beskriver hur och varför Firmify behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har.

Vänligen notera att vi i tillägg till vad som anges i denna informationstext, i olika sammanhang, kan komma att lämna kompletterande information om viss behandling av dina personuppgifter. Vi kan också komma att be om ditt samtycke för viss behandling.

2. Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Firmify är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter när du besöker vår webbplats och när du använder våra tjänster. Information om hur du kontaktar oss finns längst ned i denna informationstext.

3. Hur och vilka personuppgifter samlar vi in?

3.1 När du besöker vår webbplats eller kontaktar oss
När du besöker vår webbplats samlar vi in vissa personuppgifter, såsom uppgifter om IP-adress och användarbeteende/mönster (t.ex. vilka sidor du besöker och hur du scrollar och navigerar på webbplatsen). Sådana uppgifter samlas in med hjälp av cookies eller annan liknande teknologi. Läs närmare om cookies och vilka uppgifter vi samlar in genom cookies i avsnitt 9 nedan.
Vi samlar även in vissa personuppgifter, såsom namn och e-postadress, om du ställer en fråga till oss genom att använda våra formulär eller annars kontaktar oss.

3.2 När du registrerar ett konto hos oss
De personuppgifter som vi samlar in är uppgifter som du tillhandahåller oss när du skapar ett konto (såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter, bankuppgifter samt beskrivning av din yrkesroll), samt när du använder våra tjänster.För att du ska kunna använda våra tjänster behöver du tillhandahålla oss vissa personuppgifter. I annat fall kan vi i vissa fall inte vidta åtgärder som har begärts av dig och inte fullfölja vårt avtal med dig.

4. Varför behandlar vi dina personuppgifter och med vilken rättslig grund?

Vi behandlar dina personuppgifter för de ändamål och med stöd av den rättsliga grund som anges nedan. Sammanställningen nedan kan komma att uppdateras, t.ex. i samband med att vi inför nya personuppgiftsbehandlingar. Vid väsentliga eller betydande förändringar kommer vi på lämpligt sätt att meddela dig om sådana uppdateringar.

ÄNDAMÅL RÄTTSLIG GRUND
Kontoadministration, exempelvis för:

att verifiera dig som användare och andra säkerhetsändamål.

personaladministration (såsom skapa och skicka lönespecifikationer).

att betala ut sjuklön till dig, se www.firmify.se/fragor-och-svar.

att skapa intyg (såsom arbetsgivarintyg).

att uppfylla de rättsliga krav som ställs på oss.

administration av förfrågningar och att kunna kontakta dig.

att tillhandahålla support.

att rapportera till Skatteverket, samt att ta bort inaktiva konton.

Fullgöra våra förpliktelser enligt avtal med dig eller vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås.

Fullgöra en rättslig förpliktelse som åligger oss.

Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse bl.a. består i att skydda affärsverksamheten, kunna tillhandahålla dig tjänsterna och support, samt att kunna ta bort inaktiva konton.

Vad gäller behandlingen av känsliga personuppgifter (såsom uppgifter om din hälsa), kommer vi endast att behandla sådana uppgifter när det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter och utöva våra rättigheter som arbetsgivare, samt om behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med hälso- och sjukvård.

Kundadministration, exempelvis genom att:

skicka fakturor till dina kunder, och påminna dina kunder om betalning.

Fullgöra våra förpliktelser enligt avtal med dig.
Marknadsföring, t.ex. utifrån antalet skickade fakturor, fakturerat belopp och kontoaktivitet, och framställning av statistik. Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse består i att kunna förbättra vårt och våra samarbetspartners erbjudanden och tjänster.
Användarbeteenden och mönster. Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse består i att kunna förbättra vår webbplats och våra tjänster.
Framställning av statistik och analyser. Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse består i att kunna förbättra vår webbplats och våra tjänster.

5. Marknadsföring

När du skapar ett konto hos oss kan vi komma att skicka marknadsföring till dig via e-post. Du har rätt att när som helst motsätta dig ytterligare utskick från oss. Det gör du lättast genom att följa instruktionerna i utskicken du får från oss. Du kan även kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna längst ned i detta dokument.

6. Överföring av personuppgifter

För de ändamål som anges ovan kan Firmify i vissa fall komma att överföra dina personuppgifter till andra bolag som utför uppdrag åt Firmify, exempelvis våra IT-leverantörer, Google (Google Analytics), din bank samt till våra samarbetspartners, inom och utom EU- och EES-området. Vi kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter, om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller annars bedömer det som lämpligt.

Vi kommer att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter i samband med sådana överföringar, exempelvis genom att ingå personuppgiftsbiträdesavtal eller andra lämpliga arrangemang. Om Firmify överför dina uppgifter till mottagare utanför EU- och EES-området, gör vid det med stöd av standardiserade dataskyddsavtal eller annan åtgärd i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Kopia av handlingar avseende sådana åtgärder kan erhållas av oss efter förfrågan.

7. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar inte dina personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt för att uppfylla de ändamålen som anges ovan eller vad som är tillåtet enligt lag.

När du skapar ett konto hos oss sparar vi som huvudregel dina personuppgifter under den tid som du har ett konto hos oss. Därefter raderar vi dina uppgifter eller avidentifierar dessa på sådant sätt att de inte längre går att koppla till dig. Vi kan dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid om rättsligt anspråk kan göras gällande, om Firmify har rättslig skyldighet att göra det, eller om det är nödvändigt för administrativa ändamål. Alla uppgifter som avser räkenskapsmaterial (såsom fakturor) är vi enligt bokföringslagen (1999:1078) skyldiga att spara i sju år. För att vi ska kunna komma i kontakt med dig med anledning av räkenskapsmaterial, om behov skulle uppstå, sparar vi även namn och e-postadress under samma period som vi sparar räkenskapsmaterial. Personuppgifter som du lämnar till oss via ett formulär sparas till dess att vi har besvarat din fråga och en månad därefter.

För det fall du har skapat ett konto men aldrig har skickat någon faktura, så kommer vi att radera ditt konto efter ett år av inaktivitet eller när du ber oss att radera kontot (vilket som inträffar först).
För information som samlas in via cookies och liknande tekniker framgår lagringstiden av avsnitt 9 nedan.

8. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Firmify vidtar tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bl.a. oavsiktlig förstöring, förlust eller ändring, samt obehörig delning och tillgång. Vi använder oss exempelvis av säkra förbindelser genom VPN och av brandväggar, tvåfaktorsautentisering samt behörighetsstyrning.

9. Cookies

Nedan beskrivs vilka cookies vi använder på vår webbplats och varför, samt hur du som besökare på vår webbplats kan undvika dessa cookies. Här används begreppet ”cookies” som ett samlingsnamn för web beacons, pixeltaggar och andra identifierare och/eller spårningstekniker.

Vi använder följande typer av cookies:
Nödvändiga cookies
Vissa cookies är nödvändiga för att du ska kunna använda vår webbplats och alla dess funktioner, exempelvis för att vi ska kunna identifiera begäran från samma webbläsare under en begränsad sessionstid.

Funktionscookies
Funktionscookies innehåller ett unikt ID och hjälper webbplatsen att lagra användarinställningar, såsom uppgifter om språk, region, tidzon och andra preferenser, för att kunna förse dig med individualiserade och anpassade tjänster och innehåll.

Tredjepartscookies
Vi använder även cookies från tredje part på webbplatsen, vilka kan samla in information om besökare på webbplatsen. Vi ansvarar endast för uppgifter som vi mottar från den aktuella tredje parten. Om och i den mån tredjepartscookies samlar in information som används för andra ändamål ansvarar den aktuella tredje parten för sådan behandling (se respektive tredje parts integritetspolicy som länkats till ovan, och cookiepolicy för närmare information).

Sammanställning av cookies och lagringstider
Vi använder dels s.k. sessionscookies som är temporära och tas bort när du stänger din webbläsare, dels permanenta cookies, som lagras på din enhet under en längre angiven period eller till dess att du själv väljer att ta bort dem. Hur länge olika cookies lagras på din enhet framgår av tabellen nedan.

COOKIE TYP AV COOKIE LAGRINGSTID
wfwaf-authcookie-* Funktionscookie 1 dag
ApprovalCookie Funktionscookie 1 år
_hjIncludedInSample Tredjepartscookies (hotjar) sessionen
PHPSESSID Funktionscookie sessionen
wp-settings-time-* Funktionscookie 1 dag
_icl_current_language Funktionscookie 1 dag
wordpress_logged_in_* Funktionscookie sessionen
wordpress_sec_* Funktionscookie sessionen
wordpress_test_cookie Funktionscookie sessionen
wp-settings-* Funktionscookie 1 år
HSID, CONSENT, NID, AID, APISID, SAPISID, 1P_JAR, SID, SIDCC, SSID, CONSENT, 1P_JAR, SID, SAPISID, APISID, SSID, NID, HSID, AID Tredjepartscookies (google) 5 år
D, IDE Tredjepartscookies (DoubleClick, Google) 1 år
datr, presence, pl, fr, xs, wd, c_user, sb, act Tredjepartscookies (Facebook) 3 år
_gid, _ga, _dc_gtm_UA-27081578-1 Tredjepartscookies (Google Analytics) 5 år

 

Hur kan du begränsa eller radera cookies?
Du kan radera alla cookies från din enhet och kan ställa in din webbläsare/ändra dina inställningar så att du automatiskt nekar cookies eller informeras om att en webbsida använder cookies. Gå till inställningarna för din webbläsare eller enhet för att lära dig mer om hur du justerar inställningarna för cookies. Du kan läsa mer om cookies generellt på post- och telestyrelsens webbsida, www.pts.se

För att få full tillgång till våra tjänster via webben krävs det att du accepterar cookies. Om du väljer att radera eller begränsa användningen av cookies, kommer vissa funktioner på vår webbplats inte att fungera och du kommer därför inte kunna dra nytta av hela webbplatsen. Du kommer därutöver att manuellt behöva ställa in dina preferenser, såsom språk, varje gång du besöker vår webbplats.

10. Vilka rättigheter har du som registrerad?

  • Du har följande rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning:
  • Du har rätt få information om huruvida Firmify behandlar dina personuppgifter och i så fall få tillgång till sådana personuppgifter (s.k. registerutdrag) med ytterligare information om behandlingen.
  • Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att uppgifterna rättas.
  • Under vissa omständigheter kan du begära att dina personuppgifter raderas eller att behandlingen begränsas.
  • När behandling utförs med stöd av intresseavvägning, har du rätt att invända mot sådan behandling. Om invändning görs mot behandling för direktmarknadsföring ska personuppgifterna inte längre behandlas för detta ändamål.
  • Om du har lämnat särskilt samtycke till viss behandling, har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke.
  • På begäran har du även rätt, under vissa förutsättningar, att få ut och ta med dig vissa av dina personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig, s.k. dataportabilitet.
  • Om du anser att Firmify behandlat dina personuppgifter felaktigt eller i strid mot tillämplig dataskyddslagstiftning, har du rätt att inge klagomål till Datainspektionen, se www.datainspektionen.se

11. Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

Firmify AB, org. nr. 556849-8405
Box 120
391 31 Kalmar
E-post: info@firmify.se
Telefonnummer: 010-490 10 07